TABLE DES MATIÈRES


Introduction


Le Module Mission, nous permet de suivre un ensemble de tâches, ayant pour but de faciliter le traitement des dossiers « aide à l’embauche » selon différents cas de figure : 

  • Aide à l’embauche d’un jeune de moins de 26 ans 
  • Aide à l’embauche d’un travailleur handicapé 
  • Aide à l’embauche en emploi-franc 
  • Aide à l’embauche en alternance



En effet, le suivi de ces dossiers peut s'étaler sur une période allant jusqu’à un an et l’utilisation du module nous permet par conséquent de planifier les différentes actions (dites « tâches ») dans le temps et de nous alerter en temps voulu sur l'action à entreprendre.


1/ Modèle standard 

Notre modèle prédéfini d’aide à l’embauche, se présente comme suit (13 tâches) : 

Nous distinguons des tâches périodiques et d’autres à échéances. 

Tâches Périodiques

Aide Trimestrielle - Justificatif à fournir
Aide Semestrielle - Justificatif à fournir
Aide Mensuelle - Justificatif à fournir
Notifier au client et à l'interlocuteur comptable le montant de l'aide périodique à percevoir
Collecte l'avis de versement de l'aide

  

Tâches à Échéances    

Collecte du Bon d'Intervention signé
Créer et transmettre au client le Bon d'Intervention
Collecte du contrat de travail éligible signé
Collecte des justificatifs et documents à joindre à la demande
Effectuer la demande d’aide
Notifier au service comptable le montant global de la subvention à recevoir.
Collecter l'accusé réception du portail Silaé
Cette mission doit-elle être poursuivie ?


2 - Accès 

L’accès au module s’effectue par le menu « Tâche », puis « Mission », puis une fois le dossier client sélectionné, par le modèle « Aide à l’embauche ».  




Choix du module : 


 Remarque : vous avez la possibilité de modifier le titre et le personnaliser selon le type d'aide. 




3-Les échéances


Les tâches sont liées à une période spécifique : ci-dessous les différentes notions liées à la période. 

Période mission ou période de référence : il s'agit de la période civile visée par le type d’aide.

  • Début de la mission : X jours ou mois avant la date du début de la mission 
  • Fin de la mission : X jours ou mois avant la fin de la mission 


  Date relative : Date début d’exécution du contrat de travail et date de fin prévue.


Exemple : Nous souhaitons suivre un dossier d'aide à l’embauche du salarié de moins de 26 ans    "Stéphane DUPONT."

Date signature du contrat : 29/03/2021

Date fin du contrat : 31/10/2021 

La saisie au niveau du module aide à l’embauche, se présente ainsi :   


 

4 - Les Rôles :

Les rôles définissent les personnes intervenant sur la tâche en tant qu’Auteur ou Assigné(s) 

Il faut définir :

  • l'auteur de la mission : Créateur de la mission
  • le Client : Il s'agit du correspondant client
  • Le Partitionner / L’assigné : Le collaborateur qui gérera les différentes actions et tâches qui lui seront assignées.



5 - Les Tags : 

Les Tags sont des éléments utilisables au sein du titre ou de la description d’une tâche. Ils commencent toujours par “#” 

Il est possible de les personnaliser : 

  •  #TypedAide : nommer l’aide visée par l’embauche

        Exemple : Aide emploi jeune, moins de 26 ans 

  • #Justificatifàfournir : Compléter la zone par l’information du type de justificatif à transmettre suivant l’aide visée.

        Exemple : Attestation Employeur, Bulletin de paie  

  • #JustificatifDemande : Documents à collecter pour en fonction du type d’aide visée

        Exemple : Contrat de travail, Pièce d’identité du salarié(e) 

  • #IdentificationEmbauche : Nom et Prénom de l’embauché(e)

        Exemple : Nom et Prénom de l’embauché(e) 



6 - Tâches

Nous distinguons deux types de tâche :

La tâche To-Do

La Tâche collecte de document


 

Au niveau de la tâche de type collecte de document, une zone de texte est disponible afin de personnaliser le message à destination du client.

 Zone 1 : 

Remarque : Au niveau du texte, vous pouvez utiliser vos Tags. 



Zone 2 : 

Il s'agit de la partie Information document, qui concerne l’emplacement d'archivage des documents échangés au niveau de cette tâche.  


7 - Activation et Personnalisation de la mission


Après avoir défini les acteurs, personnalisé les tags et identifié la période de la mission, il est possible de personnaliser les différentes tâches de notre mission. 

En effet, comme vu précédemment au niveau de l’étape «  1-Model standard », 13 tâches répondent à la plupart des cas possibles au niveau des aides à l'embauche.

Selon le cas il est possible de rajouter ou de supprimer des tâches. 

Pour ce faire, sélectionner la tâche en question puis selon le cas choisir entre supprimer ou éditer. 


 

Vous avez la possibilité de modifier : 

  • L’assigné
  • Le texte au niveau de la tâche
  • L’échéance


Une fois votre mission personnalisation vous pouvez l’activer en cliquant sur Activer la mission.

 

8 - Suivi collaborateur 

Après l’activation du module « Aide à l’embauche », trois types d’affichages sont proposés. 

L’affichage Vue d'ensemble   

L’affichage Calendrier 

L’affichage liste 


8-1 Affichage Vue d'ensemble : 

Cette vue vous permet d'avoir un aperçu global de la mission, en terme de répartition de tâche, d'échéance , et du listing des tâches planifiées.

8-2   Affichage Calendrier : 

Cette vue vous permet d'avoir un aperçu des tâches par calendrier : un filtre est possible par mois, par semaine et par jour.


8-3   Affichage Liste : 

Cette vue vous permet d'avoir un aperçu sur la liste des tâches planifiées dans la période de référence. 

9-Suivi et Pilotage Manager 

Le rapport Mission, permet d'obtenir un état d’avancement par portefeuille de dossier client, par liste de collaborateurs ou par missions.


 4 types d’affichage sont à disposition :

  • Planning utilisateurs
  • Planning compagnies
  • Activité Compagnies
  • Missions


9-1  Planning Utilisateurs :

Cette vue vous permet de lister le nombre de tâches affectées à un collaborateur ou à un groupe de collaborateurs.


 


Cette fenêtre permet d'avoir une visibilité sur la répartition du nombre de tâches par collaborateurs.

 


9-2 Planning compagnies

Cette vue vous permet de visualiser le nombre de tâches réparties entre le client et le collaborateur.

9-3 Activité Utilisateurs

Cette vue vous permet de visualiser par collaborateurs : 

  •    le pourcentage de tâches réalisées dans le temps
  •    le nombre de tâches en retard 
  •    le nombre de tâches planifiées pour le mois M+1


Cibler le collaborateur en retard et mettre en place les plans d'action adéquats.

9-4 Activité compagnies

Cette vue vous permet de visualiser par dossiers clients les statuts ci-dessous.

  •   le pourcentage de tâches réalisées dans le temps
  •   le nombre de tâches à faire par collaborateurs
  •   le nombre de tâches à faire par Clients


Cibler les dossiers en retard et mettre en place les plans d'action adéquats.

9-5 Missions

Cette vue vous permet de visualiser la liste des missions activées pour nos dossiers clients. 

Avoir un % d'avancement par type de Mission



Tâches & Fonctionnalités