Table des matières
- 1.Connexion au Portail RH
- 2. Planning équipe :
- 3. Gestion des demandes d’absences
- 4. Journal d’absences
1.Connexion au Portail RH
Vous pouvez vous connecter au portail RH via Inexweb.
En ajoutant le widget du portail RH au niveau de mes apps.
Sélectionnez, ensuite votre dossier pour accéder au portail RH.
1.1 Aperçu global du portail RH
Le portail RH se présente comme suit :
1.2 Les différentes vues :
- Un Planning des équipes : qui permet de gérer les Éléments Variables de la Paie.
- Validation des demandes : permet la gestion des workflows de validation
- Navette : permet la gestion de la saisie collective des EVP transmis par le client ou saisie par le gestionnaire de paie.
- Rapports : un historiques des différentes demandes d’absences
- Zone de Paramétrage
- Paramétrage des évènements : permet de rajouter des événements (formation…)
- Mise à disposition des absences : permet de disposer d'un certain nombres d'absences et y donner ou pas l’accès aux différents profils.
- Gestion des équipes : permet la création et la modification des équipes
- Gestion des rôles : permet la gestion des rôles des différents utilisateurs (RH, Manager, GP)
2. Planning équipe :
Le planning équipe permet aux managers de gérer les absences et de planifier les évènements de leur équipe grâce à une interface interactive avec la solution Paie "InexRH".
2.1 Visualiser un planning équipe :
Lors de votre première connexion, vous êtes orientés directement vers le planning des équipes.
Par défaut une équipe est initialisée et elle porte le nom de l’entreprise « du dossier ».
Vous pouvez visualiser les différents salariés et contrats associés actifs du dossier client, ainsi que les différentes absences et évènements saisis sur le mois ou mois à venir.
Afin de visualiser les absences et événements antérieurs à la date du jour cliquer sur l’un des guillemets, puis sur le bouton « aujourd’hui » pour revenir sur la période en cours.
3. Gestion des demandes d’absences
3.1 Les différentes méthodes de création d'une absence
Dans le menu "Planning des équipes", vous retrouvez l'ensemble des absences des équipes du dossier. En fonction de votre profil, vous aurez accès à une ou à plusieurs équipes.
Vous pouvez créer une absence ou un événement de deux manières différentes :
- Directement depuis le calendrier : en cliquant une fois sur la date de début et date de fin.
- Depuis l’icône Nouvel événement ou absence
- La saisie simple :
- Choisir entre Saisie simple ou multiple (ajout pour plusieurs salariés)
- Sélectionner le nom du salarié
- Choisir le type de l’évènement ou de l’absence
- Identifier les dates de début et de fin
- Le décompte de l’absence est calculé automatiquement
- Vous pouvez aussi rajouter un commentaire.
- La saisie multiple :
- Sélectionner les salariés concernés
- Choisir le type d'absence
- Identifier les dates de début et de fin
- Puis enregistrer la saisie
3.2 Modification d’une absence :
Pour modifier une absence, il suffit de cliquer dessus dans le calendrier.
Le volet latéral s'ouvre, et la modification est possible en fonction de son statut et de votre rôle.
Vous pouvez modifier le type de l’absence, les dates ainsi que le décompte.
Statuts modifiables et par Qui ?
| Statut de l'absence | ||||
Profil | En attente | Validée | Transmise au GP | Envoyée en paie | Refusé |
Gestionnaire de paie | Modifier | Modifier | Modifier | x | x |
RH | Modifier | Modifier | x | x | x |
Manager | Modifier | Modifier | x | x | x |
Salarié | Modifier | x | x | x | x |
3.3 Annulation d’une absence envoyé en paie :
Il est possible d'annuler une absence envoyé en Paie, en l'a sélectionnant et puis en cliquant sur "Annuler l'absence".
L'annulation de l'absence est à faire aussi au niveau d'inexRH : l'absence n'est pas automatiquement supprimée du bulletin.
Ainsi l'absence n'est plus affichée sur le planning mais peut être consultée dans le journal des absences.
3.4 Validation ou refus
Le menu de validation des demandes est accessible uniquement aux managers, RH ou gestionnaire de paie.
Le Menu validation des demandes se présente comme suit :
En fonction des droits de l'utilisateur et du paramétrage du dossier, il est possible de retrouver un certain nombre d'équipes.
Le manager a accès aux demandes de ses équipes.
L'RH et le Gestionnaire de paie ont accès à toutes les demandes de toutes les équipes.
Valider les demandes :
Il est possible de sélectionner les absences pour tous les salariés, par équipe, par salarié ou de manière individuelle.
Il est ensuite possible de valider ou de refuser les absences sélectionnées.
En cas de Refus, il est nécessaire de renseigner la raison du refus afin d'en informer le salarié.
3.5 Valorisation et décompte
La durée d'une absence est calculée automatiquement :
- en fonction du type de contrat
- en fonction du calendrier
- en fonction de l'absence sélectionnée.
Décompte et valorisation des Congés payés
Le calcul est différent suivant le mode d'acquisition des CP paramétrés :
- Jours ouvrés
Le décompte est calculé comme suit :
- Le 1er jour de congé décompté correspond au 1er jour où le salarié aurait dû travailler compte tenu de la répartition de son horaire de travail.
- Le dernier jour de congé correspond au dernier jour ouvré précédent la reprise effective qui aurait dû être travaillé (en cas de décompte en jours ouvrés)
Les jours de repos par défaut sont le samedi et le dimanche.
Ces jours de repos ne sont pas décomptés ainsi que les jours fériés.
Exercice 1 : Un salarié travaille les lundis, mardis et vendredis. Et part en congé le mardi soir pour une semaine.
Quel est le nombre de jours à décompter pour cette absence ?
Résultat : 5 Jrs
- Jours ouvrables
- Le 1er jour de congé décompté correspond au 1er jour où le salarié aurait dû travailler compte tenu de la répartition de son horaire de travail.
- Le dernier jour de congé correspond au dernier jour ouvrable avant la reprise même s'il n'est pas travaillé (en cas de décompte en jours ouvrables)
Le jour de repos par défaut est le dimanche.
Ce jour de repos n'est pas décompté, ainsi que les jours fériés ne sont pas décomptés.
Exercice 2 :
Un salarié travaille les lundis, mardis et vendredis. Et part en congé le mardi soir pour une semaine.
Quel est le nombre de jours à compter pour cette absence ?
Résultat : 6 Jrs
Décompte et valorisation des Autres absences
Le décompte est classique et correspond aux jours /Heures d'absences selon le paramétrage prédéfini en paie (Moyen, Réel ..).
Les jours fériés ne sont pas décomptés.
3.6 Changement du paramétrage en Paie (inexRH)
- Impacts de la modification des dates de début et fin d'un contrat
En cas de modification des dates de contrats dans la paie, les règles suivantes sont appliquées :
Exemple 1 : Nous avons une demande de CP initiale du 26/04 au 07/05.
Un changement de date de contrat a été effectué juste après le dépôt de cette demande.
Nouvelle date du contrat : du 01/02 au 30/04/2021
Au niveau du portail, la demande de CP sera ajustée en fonction.
Les jours de congés pris en compte sont du 26/04 au 30/04 (Date fin de contrat).
Exemple 2 : Nous avons une demande de CP initiale du 03 mai au 14 mai.
Un changement de date de contrat a été effectué juste après le dépôt de cette demande.
Nouvelle date du contrat : du 01/02 au 30/04
Au niveau du portail, la demande de CP sera supprimée.
Les jours de congés pris en compte sont de 0 jrs.
Impacts en cas de modification du calendrier entreprise
Exercice 1 :
Nous avons deux demandes d’absences : du 05/07 au 06/07 et du 12/07 au 13/07
Un paramétrage calendrier avec 7H par jour du lundi au vendredi.
Le 07/07 nous effectuons un changement de paramétrage au niveau d’inexRH :
Nouveau calendrier : le mardi devient un jour de repos.
Comme le portail ne s’actualise pas automatiquement en fonction de ce nouveau paramétrage: une intervention manuelle est nécessaire.
1-Suprimer l’absence venant après cette modification : soit celle u 12 et 13 juillet
2-Ou en modifiant le décompte de l’absence
La valorisation des absences n'est pas actualisée automatiquement pour les absences antérieures à ce changement.
4. Journal d’absences
Le journal des absences centralise l’historique des demandes d’absences et évènements validés ou refusés.
