TABLE DES MATIÈRES
- 1.Aperçu globale et fonctionnalités
- 2. Grille Mensuelle
- 3. Saisie et Envoi en Paie
- 4.Cycle de vie d’une grille et les différents statuts
- Cas Particuliers : FAQ
1.Aperçu globale et fonctionnalités
En se connectant au portail RH et puis au menu Navette, nous avons la possibilité de créer des grilles mensuelles.
La Navette permet à la fois :
- La saisie collective des Éléments Variables de Paie Rubriques
- L’envoi en Paie de tous les Éléments Variables de Paie pour la période, aussi bien les EVP Rubriques que les EVP Absences.
On trouve au niveau de la Page d'accueil :
- Matrice annuelle (ou frise chronologique), cet écran étant l'écran principal de l'application, nommé "Saisie collective"
- Grille mensuelle avec un positionnement sur le mois en cours (Nouveautés du 12/10/2022)
- Affichage du nombre de Grilles mensuelles à traiter (Nouveautés du 12/10/2022)
Les clients peuvent utiliser la navette pour transmettre les Éléments Variables de Paie chaque mois aux Gestionnaires de paie.
L’avantage étant de fluidifier les échanges avec nos clients, les historiser et les centraliser à travers cet outil.
2. Grille Mensuelle
Création d'une grille
En tant que Gestionnaire de Paie, vous pouvez créer un nouveau Modèle de grille en procédant de la manière suivante :
- Accéder à l'écran Navette - Saisie collective
- Cliquer sur le bouton CRÉER UN MODÈLE DE GRILLE
Un écran apparaît, il vous permet de définir :
- Le nom du modèle de grille (limité à 100 caractères avec de nombreux caractères spéciaux sont autorisés)
- Date de validité : qui correspond à la date d'activation des grilles mensuelles
- Périodicité de saisie : permet de créer des grilles périodiques ( Trimestrielle, Annuelles..)
- Les rubriques et les zones de paie de la grille. Ces éléments seront à saisir mensuellement et vous pourrez ensuite les transmettre en paie pour établir les Bulletins de Paie
- L’ordre d'affichage des rubriques dans la grille mensuelle en utilisant les poignées
- L’ordre d'affichage des rubriques dans la grille mensuelle en utilisant les poignées
Les grilles sont à partager avec vos clients « RH » afin qu’ils puissent les utiliser pour l’envoi des EVP.
Exemple de grille Périodique :
Modification d’une grille
Le modèle de grille n'est pas figé.
En tant que Gestionnaire de Paie, vous pouvez modifier un Modèle de grille existant en procédant de la manière suivante :
Accéder à l'écran Navette - Saisie collective
Cliquer sur
à côté du nom du Modèle de grille que vous souhaitez modifier
Dans le menu qui apparaît, cliquer sur l'action Modifier 
Les modifications seront prises en compte sur les nouvelles saisies (grille en statut "Non saisi") à l'exception de la modification du nom du modèle qui est répercutée sur toutes les grilles.
Remarque : il n'est pas possible de supprimer des rubriques pour lesquelles des saisies sont en cours dans des Grilles mensuelles. Il est donc conseillé de modifier un Modèle de grille en dehors des périodes de saisie des EVP.
Suppression d’une grille
En tant que Gestionnaire de Paie, vous pouvez supprimer un Modèle de grille existant en procédant de la manière suivante :
Accéder à l'écran Navette - Saisie collective
Cliquer sur l'icône 
à côté du nom du Modèle de grille que vous souhaitez supprimer
Dans le menu qui apparaît, cliquer sur l'action Supprimer 
Une fenêtre de confirmation s'ouvre : cliquer sur le bouton Supprimer.
Remarque 1 :La suppression d'un Modèle de grille supprime toutes les Grilles mensuelles et donc toutes les saisies effectuées dans les rubriques associées
La suppression d'un Modèle de grille est une action définitive.
Remarque 2 Gestion des gros volume:
3. Saisie et Envoi en Paie
La Saisie des EVP
Après avoir créer votre grille mensuelle vous pouvez commencer la saisie des EVP.
- Choisir la grille adéquate en lien avec la paie du mois.
- Saisir les valeurs correspondantes à chaque rubriques et pour chacun des salariés
- Une mise en valeur de la cellule courante pour faciliter la saisie (Nouveauté 12/10/2022)
- Ajouter un commentaire
- Une mise en valeur de la cellule courante pour faciliter la saisie (Nouveauté 12/10/2022)
- Enregistrer la grille
- Puis envoyer en paie (pour les GP) ou Transmettre au GP (pour les Clients).
Après avoir cliqué sur Envoyer en Paie ou Transmettre au GP un écran récapitulatif des Éléments Variables de Paie s'affiche.
Cet écran détaille les rubriques, les commentaires et les absences validées et qui vont être soit Transmis au RH soit Envoyés à l'application de Paie.
Si ces éléments ne vous conviennent pas, vous pouvez revenir en arrière en utilisant le bouton Annuler afin de corriger ses saisies
Si ces éléments vous conviennent, cliquer sur le bouton 
afin de transmettre les saisies en paie (ou au Gestionnaire de Paie pour l’RH).
Plein écran : activation du plein écran
Période : Sont prises en compte toutes les absences antérieures à la date de fin de la période de paie et pour les des contrats figurant dans la grille.
Raccourcis clavier pour la saisie :
Afin de faciliter la saisie des rubriques, vous pouvez vous déplacer au clavier dans une Grille mensuelle et ainsi passer d'une cellule de saisie à l'autre sans utiliser votre souris :
- Les touches Flèche Haut et Flèche Bas de votre clavier permettent respectivement de vous déplacez dans la cellule du dessus ou du dessous
- La touche Tabulation de votre clavier permet de se déplacer dans la cellule de droite
- La combinaison de touches Majuscule + Tabulation de votre clavier permet de se déplacer dans la cellule de gauche.
Effacer toutes les données saisies
Vous pouvez effacer toutes les données saisie d'une grille mensuelle si vous le souhaitez.
Cliquer sur EFFACER LES SAISIES
Une fenêtre de confirmation vous proposera de conserver vos saisies
Afficher toutes les colonnes d’une grille
Un bouton à bascule, situé au-dessus de la grille mensuelle, permet d'afficher toutes les colonnes ou de masquer les colonnes de détail des contrats.
Afficher toutes les colonnes est particulièrement utile lorsque vous souhaitez distinguer les lignes EVP d'un salarié ayant eu plusieurs contrats au cours du mois afin d'effectuer la saisie sur la bonne ligne contrat.
Par défaut à l'ouverture d'une grille mensuelle, les colonnes de détails des contrats sont masquées.
Envoi d'une grille mensuelle à Néant.
Il est possible d'envoyer en paie une grille vide : sans absences et/ou sans Rubriques variables de paie.
L'objectif étant :
- d'une part vous pouvez ainsi tracer dans la GED Documents qu'aucune donnée EVP (ni absence ni rubrique) n'a été saisie (par le client ou collaborateur) pour le mois de paie.
- d'autre part cela permet de ne plus avoir de Grille mensuelle avec le statut "A saisir" et ainsi de faciliter votre suivi de l'avancement des saisies depuis la Matrice annuelle.
Lors des envois en Paie un récapitulatif des EVP est aussi archivée automatiquement dans la GED (module Documents) :
Import et Export d'une Grille
Exporter un modèle de grille
En tant que GP il est possible d'exporter un Modèle de grille existant pour le dupliquer dans le dossier ou pour l'importer dans un autre dossier client.
L'objectif de cet export et d'accélérer l'initialisation des dossiers Navette ayant des EVP similaires par exemple dans le cas d'un secteur d'activité qui nécessite des Rubriques qui lui sont particulières.
Allez dans Navette :
- Cliquez sur le menu "3 points verticaux" présent en fin du Nom du Modèle de grille (comme illustré ci-dessous)
- Puis sélectionnez la commande Exporter
- Saisissez le nom souhaité pour le fichier d'export
- Un fichier JSON d'export du Modèle de grille est automatiquement téléchargé.
Importer des Modèles de grille
Afin d'importer votre modèles de grille dans un autre dossier : il faut aller dans NAVETTE.
Cliquer sur IMPORTER DES MODELES
Puis déposer le fichier JSON (exporté au préalable)
Après import du modèle de grille, celle-ci est rajouté avec la mention (copie).
4.Cycle de vie d’une grille et les différents statuts
Les Grilles mensuelles suivent un Cycle de vie à travers plusieurs statuts successifs depuis leur saisie jusqu'à l'envoi en paie.
A chaque fois qu'une étape est franchie grâce à une action utilisateur, le statut de la ligne ainsi que de la grille mensuelle est actualisé.
Ci-dessous les différents statuts :
