Introduction

Le module Validation bulletins vous permet de simplicité le process, de structurer et sécurisé la relation client et répondre à la norme RGPD.

1. Prérequis 

Paramétrage du robot "Validation des bulletins de Salaire


L'accès au robot est au niveau du module "Document".

  • Sélectionner le menu “ Robots” situé dans la barre de menu à gauche
  • Cliquer sur “Ajouter”
  • Choisir le Robot prédéfinis « validation des bulletins »
  • sélectionner votre dossier client

 

 

 

  • Puis il vous faut personnalisation le robot. 

 

Ce qu'il faut Modifier

Zone 1 :

Cette partie est pré-remplie : il faut juste ajouter le dossier.

 

 

 

Zone 2 : 

 

Certaines informations sont à spécifier. 

 


  

  • La date d'échéance : la demande de validation aura pour date d'échéance le X du mois.

      
  • Publication automatique : publie automatiquement la tâche de validation au client de X jours après sa création
  • Dans le cas où la valeur est « 0 », la tâche sera publiée dans un délai de 30 minutes
  • Dans le cas où la valeur est vide, la publication devra être faite de manière manuelle par un collaborateur
  • Clôture automatique : clôture automatiquement la tâche de validation X jours après la date d'échéance si celle-ci est toujours en cours.
  • Les documents seront alors considérés comme validés

 

Dans le cas où la valeur est vide, les documents restent en attente de validation tant que le client ne les aura pas validés

 

Ci-dessous un exemple renseigné.

 

Zone 3 :

Dans cette partie, il faut identifier les validateurs.

Il est possible d'avoir plusieurs niveaux de validation. Ainsi, dès que les documents seront validés par le niveau 1, la demande basculera aux personnes assignées au niveau 2 et ainsi de suite. 


    

2. Validation des Bulletins

Tâche Validation des Bulletins

Une fois les bulletins validés au niveau d’inexRH, il faut les éditer et les archiver dans Inexweb. 

L'édition des Bulletins est à votre disposition dans :

  • le module Paie – Etats – Impression Bulletins   
  • le module Paie - Bulletins – Etats– Impression Bulletins    

Pour les archiver, il faut cliquer sur « Publier dans GED InexCoffre ».

Cela déclenche dans inexWeb:

  • Une tâche « Validation des Bulletins ». 
  • Une notification dans le centre d'activité     

 

Puis il faut ouvrir la tâche "validation des bulletins.

  • Cliquer sur « Examiner les documents »

 

  • Puis sur  “Publier” afin de notifier par mail, les validateurs qu'ils peuvent dès à présent commencer à contrôler les bulletins de paie.

 

 

Ci-dessous un exemple de mail de notification :

 

Validation des Bulletins

 A ce niveau, le statut des bulletins est "A valider".

 

 

La demande de validation se compose de plusieurs parties :

  • La liste des documents à valider sur la gauche
  • La visualisation du document sélectionné sur la droite


  

 

 

  • Si le document est correct, cliquer sur le bouton  pour le valider.
  • Si le document est incorrect :
  • Cliquer sur le bouton  pour rejeter le document
  • Indiquer un commentaire
  • Cliquer sur “Rejeter”

 

  • Répéter l’opération sur l’ensemble des documents
  • Cliquer sur “Confirmer”.

              


               

 

Si les documents doivent être validés par d’autres personnes, la demande reste alors en attente tant que les autres personnes n’ont pas répondu à la demande de validation.

Il possible de suivre l’avancement des validations via le volet “Historique”.

 

Une fois tous les documents validés, ils auront alors le statut   « Valider » 

Lors d’un refus de validation, l’auteur de la demande peut :

 

  • Soit mettre à jour le document rejeté et demander une nouvelle validation
  • Soit conserver la version rejetée en expliquant les raisons et la soumettre de nouveau


3. Processus : de la Validation des BP vers Digiposte

 


4.FAQ :

 
  

1- Comment gérer un refus de bulletin du coté client ? 

 

Il faut mettre à jour le document "non validé".
  

 1-       Positionner vous sur le BP refusé


 

2-  Récupérer le BP corrigé (après téléchargement sur votre PC). 

3-Puis Enregistrer Un nouvel envoi est adressé au client et ce dans la même Tâche " validation Bulletin".

Ce nouveau BP vient aussi remplacer l'ancien dans le document d'InexWeb.


  

 

2- Bonjour, nous avons une cliente qui a voulu valider les bulletins mais lorsqu'elle est allée sur la tâche, il était noté : "les documents sont en cours de révision par d'autres validateurs. Merci de patienter". Sur le paramétrage du robot, il n'y a pas d'autres validateurs. 

 

 

Cela arrive quand les bulletins n'ont pas été publiés/Edités.

 

 

3- Lorsqu'on renseigne 1 jour de publication automatique, est-ce que le robot publie après 24h exacte ?

 

 

Normalement 0=30 minutes après la publication, sinon 1=J+1

 

4- Comment adresser les bulletins en lot sans impacter la tâche validation des bulletins ?

 

 

Une option est disponible au niveau du module Tâche :

     ➡️ La Fusion  des documents.

 
En effet, au niveau de la tâche validation bulletin, il faut cliquer sur les 3 points.

 

Puis sur Fusionner et télécharger tous les PDF.

 

 

Un mail est alors adressé au validateur (comme ci-dessous):

 

 

 

 

En cliquant sur Accéder aux documents le validateur pourra télécharger le lot des bulletins.